Pilotage de travaux

Le pilotage de travaux de construction ses objectifs spécifiques consistent à :

– Assistance à la Commission d’Analyse pour le dépouillement des offres

– Contrôle et supervision des travaux, vérification des l’installations et réception des ouvrages.

• ASSISTANCE AU DÉPOUILLEMENT DES OFFRES

SOGEP aura pour tâches principales d’assister le client lors des dépouillements des offres des entreprises et de suggérer au maître d’ouvrage les choix qui nous semblent les plus objectifs, dans le cadre des critères d’appels d’offres que nous aurons précédemment définis ensemble, le choix final des entreprise revenant de fait au maître d’ouvrage.

Au niveau de cette phase de la réalisation du projet, le consultant apportera son appui au client pour le lancement des appels d’offres relatifs aux constructions et aux équipements, la réponse aux questions posées par les différents participants, le suivi des offres, l’évaluation et l’analyse des offres reçues et la préparation et la gestion des différents marchés à contracter.

Il sera procédé au courant de cette phase à ce qui suit :

• Élaboration du calendrier de préparation des dossiers de consultation et de jugement des offres des entreprises ;
• Le choix des modalités de consultation des entreprises ;
• L’examen de l’opportunité de mise en place d’une cellule de synthèse ;
• L’élaboration de la notice de gestion de la qualité ;
• L’élaboration des modalités de gestion des dépenses communes (protocole de gestion du compte prorata) ;
• La préparation des réponses aux demandes éventuelles d’informations complémentaires en provenance des entreprises consultées et la diffusion de ces réponses à toutes les entreprises sans exception ;
• La participation au dépouillement et analyse technique et à la comparaison technique des offres tout en s’assurant de leur homogénéité et de leur cohérence, ainsi que l’élaboration des rapports de dépouillement par lot, selon la méthodologie suivante :

                        1ère partie : Vérification de conformité des offres :

• Contenu des offres et conformité administrative
• Relevé des non-conformités et des réserves

                         2ème partie : Analyse détaillée des offres techniques :

• Analyse des solutions de base et variantes techniques ;
• Qualité des entreprises et de leurs sous-traitants ;
• Moyens humains et matériels ;
• Délais et planning ;
• Analyse des réserves.

                        3ème partie : Analyse détaillée des offres financières :

• Vérification des offres financières et anomalies relevées ;
• Analyse des prix :
• Nature des prix (taxes, révisabilité,…)
• Niveau des prix.

                        4ème partie : Comparaison des offres :

• Comparaison des aspects techniques et classement technique :
• Comparaison des aspects financiers et classement financier
• Classement général

                        5ème partie : Conclusion

• L’assistance au maître d’ouvrage pour la négociation finale des offres des entreprises,
• La mise au point et la passation des contrats et marchés de travaux par lot.

PHASE 2 : CONTRÔLE, SURVEILLANCE ET RÉCEPTION DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION.

Préparation et ouverture du chantier

Ordres de service – SOGEP établit et diffuse les ordres de service qui sont signés chronologiquement par le Maitre d’Ouvrage, puis les entreprises. Si les ordres de service interviennent avant la rédaction des marchés définitifs, ils comportent toutes précisions nécessaires par référence aux documents du marché à venir, à l’engagement de l’entreprise, aux additifs et aux prix arrêtés.

 Déclarations réglementaires – SOGEP prépare en relation avec les autres intervenants concernés, les déclarations relatives à l’ouverture de chantier, à la désignation des entreprises, à la sécurité de chantier, etc. selon les dispositions réglementaires applicables dans la localité. SOGEP suit ces démarches afin que le Maitre d’Ouvrage ne se trouve jamais en infraction par un défaut de déclaration ou de procédure d’ouverture de chantier.

Mise au point du projet et information des entreprises – SOGEP communique aux entreprises les documents établis par les concepteurs définissant les mises au point du projet et organise des revues de projet.

Il vérifie que les entreprises disposent de toutes les pièces du dossier définitif et en ont pris connaissance. Cette information peut se faire par relecture du dossier avec les entreprises afin de s’assurer de leur bonne compréhension du projet et de prendre en compte leurs demandes de précisions, observations ou propositions techniques.

Il informe les entreprises de la démarche qualité.

Il définit l’organisation de rendez-vous, des circuits de plans, des procédures de visa, des communications entre les intervenants, des transmissions de pièces, de la gestion du compte prorata et, d’une manière générale, de toutes les modalités pour la bonne gestion du chantier.

Organisation et Planification générale

SOGEP organise et normalise, en concertation avec les entreprises et autres intervenants, les rendez-vous de chantier hebdomadaires, les rendez-vous de coordination technique, les moyens de communication, les circuits de transmission des documents, les procédures de contrôle et de visa des plans d’exécution et, d’une manière générale, toutes les mesures pratiques pour gérer le chantier et les rapports entre les intervenants.

SOGEP définit, dans le cadre du délai prévu, le calendrier enveloppe des travaux par corps d’état en fonction des temps d’intervention des entreprises, des contraintes particulières du projet, des opérations de réception et de mise en service :

• Installations de chantier, branchements provisoires, démarches administratives
• Plans et détails d’exécution
• Décisions manquantes
• Présentation d’échantillons, prototypes
• Commandes pour approvisionnements, approvisionnements
• Exécution des travaux par corps d’état et par zones (En précisant les effectifs de personnel)
• Branchements définitifs, mise en service des réseaux
• Recettes techniques, pré-réception, réception, levées de réserves
• Nettoyages
• Enlèvement des installations provisoires

Démarche Qualité

La qualité qui consiste à réaliser les ouvrages correctement et conformément aux documents contractuels et aux règles professionnelles des entreprises, fait partie des prestations normales de tous les intervenants. SOGEP en assure la maîtrise et le contrôle.

La base de la démarche est que les entreprises sachent ce qu’elles ont à faire (sans improviser), donc qu’elles disposent de documents de conception précis, compréhensibles et suffisants et qu’elles en prennent connaissance. SOGEP doit s’assurer qu’il en est ainsi en prenant lui-même une connaissance complète du dossier, en annotant les points sensibles ainsi que les insuffisances ou anomalies le cas échéant et en réclamant aux concepteurs les compléments ou rectifications nécessaires.

Ensuite il importe que, pour tous les ouvrages à réaliser, il existe des plans d’exécution coordonnés, opérationnels et clairement renseignés.

SOGEP doit mettre en place une démarche adaptée, en tenant compte de la taille et du contexte du chantier et des méthodes dont disposent déjà les entreprises.

SOGEP doit préposer à cette démarche un animateur chargé de cette fonction, indépendamment de toute autre contrainte.

Coordination, contrôle et visa des plans d’exécution

Cette partie de la mission de SOGEP consiste à coordonner les interfaces entre les entreprises, faire établir les plans d’exécution des entreprises, les contrôler et les viser avant exécution.  Sa rigueur est une clé de la démarche qualité : aucun ouvrage ne doit s’exécuter sans plan d’exécution dûment coordonné, contrôlé et approuvé.

Le contrôle des plans d’exécution implique de vérifier la cohérence de ces plans et leur conformité avec les ouvrages et prestations prévus dans les marchés des entreprises.

Gestion des plans d’exécution – SOGEP établit et tient à jour la liste complète des plans d’exécution et de synthèse en précisant les indices, les dates de mise à jour et de visa ainsi que les destinataires pour action et pour information. Il organise les circuits de plans d’exécution et des plans de synthèses qui sont nécessaires (ces derniers sont en principe établis par la principale entreprise concernée par un ensemble d’ouvrages).

Coordination technique – Cette coordination qui assure la cohérence et la compatibilité des ouvrages, se concrétise

• Par les échanges de renseignements sur les interfaces des entreprises, notamment :
• Charges sur les planchers et ouvrages annexes pour les installations techniques
• Implantation de réseaux à l’intérieur des gaines et galeries techniques
• Attentes de fluides pour les installations techniques (Puissances, débits, position, etc.)
• Schémas de câblages et limites de prestations des entreprises
• Détails de jonctions des ouvrages des corps d’état, joints, fixations, calfeutrements
• Ordre et moyens de mise en œuvre, etc.
• Par la mise en concordance des plans et schémas d’exécution et l’établissement des plans de synthèse nécessaires.

Cette coordination est gérée globalement par SOGEP, en tenant compte de toutes les données : Architecture, décoration, installations techniques, agencements, équipements professionnels, sécurité, accessibilité, maintenance, etc.

Relations avec les CONCEPTEURS – SOGEP assure la liaison entre les entreprises et l’architecte et les ingénieurs de la manière suivante :

• Il transmet les demandes d’information ou de compléments de détails
• Il coordonne les réponses et les répercute aux entreprises
• Il communique les plans à examiner par les concepteurs dans le cadre de leur mission
• Il intègre leurs remarques dans ses observations avant de viser les plans
• Il est présent lors des visites des concepteurs sur chantier et en rédige les comptes-rendus.

Les demandes d’avis ou de précisions du Maitre d’Ouvrage, pour toutes les questions intéressant les équipements spécialisés et professionnels et leurs incidences sur les travaux à réaliser (notamment les raccordements de fluides) sont gérées selon le même principe.

Contrôle et visa des plans d’exécution – SOGEP contrôle et vise tous les plans d’exécution des entreprises sans exception. Il vise les plans avec ou sans observation et récapitule ces mentions sur des bordereaux qui seront ensuite joints au dossier de plans de récolement. Les plans avec observations doivent être repris par les entreprises afin d’obtenir ensuite le visa « bon pour exécution ».

Contrôle technique – Le projet étant soumis à un contrôle technique, la procédure de contrôle et de visa des plans par le contrôleur technique est menée parallèlement au visa des plans par SOGEP mais celui-ci est tenu informé, participe aux réunions techniques et s’assure du bien fondé et de la bonne application des observations formulées. Noter que le visa du contrôleur technique qui se situe seulement dans la logique des règles de construction ne se substitue en rien au visa de la SOGEP et ne préjuge pas de la conformité des ouvrages aux prestations prévues par les marchés.

Gestion des documents techniques – SOGEP réunit, collationne et contrôle tous les documents techniques qui sont à produire par les entreprises, tels que :

• Notes de calcul des ouvrages de fondations et structures
• Notes de calcul des installations techniques et réseaux divers
• Notes de calculs thermiques, bilans énergétiques, prévisions de consommations
• Notes de calcul de consommations simultanées
• Certificats de classement au feu des portes, matériaux, matériels, appareils, etc..

Validation des échantillons – SOGEP fait réunir l’ensemble des échantillons et palettes de coloris à présenter au chantier pour validation définitive par les concepteurs et le Maitre d’Ouvragee avant de lancer les commandes. Cette procédure de validation ou de confirmation est obligatoire, même pour les produits dont les références précises figurent dans le dossier.

Direction et contrôle des travaux

SOGEP dirige les travaux des entreprises et s’assure de la qualité des ouvrages et de leur conformité aux pièces contractuelles, aux plans d’exécution et aux choix d’échantillons et coloris.

Il organise et anime les rendez-vous de chantier et de coordination, ainsi que les visites de chantier il en établit les comptes-rendus et les diffuse.

Il vérifie que les travaux sont réalisés normalement, dans le cadre des délais et dans des conditions normales de sécurité et d’hygiène et propose des mesures de correction  des points défaillants.

Il délivre aux entreprises les ordres de service nécessaires.

Il arbitre les différends éventuels entre les entreprises.

Pendant toute la durée des travaux, il assure la gestion administrative du chantier et notamment :

• Il vérifie les demandes d’agrément des sous-traitants qu’il fait viser par le Maitre d’Ouvrage
• Il prépare les déclarations d’entreprises aux administrations ou organismes légaux concernés

Gestion des comptes en cours de chantier

La gestion des comptes en cours de chantier comprend :

• La vérification des décomptes mensuels présentés par les entreprises selon l’avancement des travaux et compte tenu, s’il y a lieu, des retenues de garantie, des révisions de prix et des pénalités provisoires et l’établissement des certificats de paiements correspondants
• L’établissement des certificats de paiement des entreprises et des états récapitulatifs mensuels
• La gestion des modifications apportées en cours de chantier en fonction des impératifs techniques, de la coordination, des imprévus, des recherches d’économies ou des décisions du Maitre d’Ouvrage, comprenant :
• Information des entreprises (Par fiches modificatives)
• Demande de devis en plus ou moins
• Vérification du bien fondé des devis en fonction des pièces contractuelles
• Vérification des prix des devis
• Analyse des incidences éventuelles sur les délais
• Préparation des ordres de services à faire viser par le Maitre d’Ouvrage
• Diffusion des ordres de service aux entreprises

• L’assistance aux concepteurs pour l’établissement des états mensuels récapitulatifs des travaux modificatifs en plus ou moins indiquant :
• La référence aux fiches modificatives
• L’objet des modifications envisagées ou décidées
• Les montants des devis présentés
• Les montants des devis vérifiés
• La référence aux ordres de service acceptés
• La balance générale des comptes en plus et moins

• La vérification des attachements ou demandes de suppléments éventuellement présentés par les entreprises :
• Constat matériel de l’ouvrage et de ses quantités
• Vérification du bien fondé de la demande en regard des pièces contractuelles
• Vérification des quantités et des prix du mémoire correspondant
• Imputation de la dépense (Maîtrise de l’ouvrage ou inter entreprises selon le cas)

• La mise à jour de la fiche de suivi de budget

SOGEP s’interdit d’engager toute modification incidente sur l’ouvrage ou sur le coût des travaux sans en référer préalablement au maître de  l’ouvrage.

Cependant, s’il s’agit de travaux de faible importance, SOGEP peut donner directement aux entreprises les instructions nécessaires à condition que ces travaux s’inscrivent dans le budget de l’opération.

Dans tous les cas, SOGEP doit rechercher, dans toute la mesure du possible, l’équilibre des travaux supplémentaires par des économies à condition que celles-ci ne dénaturent ni l’architecture ni les fonctions techniques du projet et respectent les normes fonctionnelles et qualitatives.

Documents types – Pour la gestion des comptes, SOGEP doit utiliser les documents types  à soumettre à l’agrément  du Maitre d’Ouvrage.

Réception et mise en service

SOGEP planifie, organise, dirige et anime toutes les opérations qui conduisent à la réception et à la mise en service de l’établissement :

• Branchements définitifs, contrats d’abonnement à faire signer par le Maitre d’Ouvrage, et mise en service des branchements.
• Essais et réglages des installations techniques, réalisés par les entreprises.
• Recettes techniques de ces installations en présence des concepteurs et du bureau de contrôle (selon les intervenants désignés pour l’opération).
• Nettoyages de fin de travaux.
• Visites de pré-réception de l’ensemble des locaux, façades, toitures et espaces extérieurs avec états des réserves, suivi des levées de réserves à l’avancement.
• Etats des lieux avant la mise en place des équipements professionnels.
• Nettoyages de mise en service
• Evacuation des installations provisoires de chantier, remise en état des abords
• Réception en présence du Maitre d’Ouvrage, procès-verbal de réception, suivi des levées de réserves et constat par des procès verbaux de levées de réserves.

Règlement des décomptes définitifs

SOGEP vérifie les décomptes présentés par les entreprises, assiste les concepteurs pour l’établissement des décomptes généraux et définitifs, les fait accepter par les entreprises et établit les certificats de paiement pour solde et l’état général et définitif du coût des travaux.

Les décomptes généraux et définitifs tiennent compte de toutes les données :

• Rappel de forfait,
• avenants ou ordres de service des travaux modificatifs,
• pénalités de retard éventuelles
• retenues éventuelles pour absence aux rendez-vous
• abattements en cas de malfaçons ou non-conformités acceptées en l’état,
• éventuellement les vacations complémentaires du bureau de contrôle